Le BSIF publie la version finale de la ligne directrice E-4 sur les succursales d’entités étrangères, à mettre en œuvre d’ici janvier 2022

Le BSIF publie la version finale de la ligne directrice E-4 sur les succursales d’entités étrangères, à mettre en œuvre d’ici janvier 2022

Le 28 juin 2021, le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) a publié la version finale de la ligne directrice E-4, Entités étrangères exploitant une succursale au Canada (la « ligne directrice E-4 »). Le BSIF accorde cependant une période de transition aux entités étrangères exploitant une succursale au Canada, si bien qu’elles ont jusqu’en janvier 2022 pour se conformer.

La ligne directrice E-4 remplace la ligne directrice E-4A, Rôle de l’agent principal et exigences en matière de tenue de livres (concernant les assureurs) et la ligne directrice E-4B, Rôle du dirigeant principal et exigences en matière de tenue de livres (concernant les banques) (collectivement, les « lignes directrices existantes »).

Comme nous l’avons mentionné dans un article antérieur, un projet de ligne directrice a été publié pour commentaires le 27 octobre 2020. Au vu des commentaires reçus, le BSIF a apporté quelques modifications au projet, lesquelles sont présentées dans la lettre d’accompagnement du BSIF (la « lettre »).

Voici les points de distinction et de similitude entre la ligne directrice E-4 et les lignes directrices existantes, tels que décrits dans notre article antérieur :

• Orientation générale : La nouvelle ligne directrice E-4 met l’accent sur les attentes du BSIF à l’égard des entités étrangères exerçant des activités au Canada. Elle cible davantage la surveillance au quotidien des activités au Canada par l’entité étrangère.
• Direction de la succursale : La ligne directrice E-4 instaure le concept de « direction de la succursale », qui désigne les personnes qui ont le pouvoir et la responsabilité de superviser les activités au Canada. Il s’agit de l’agent principal d’une succursale de société d’assurance étrangère ou du dirigeant principal d’une succursale de banque étrangère, ainsi que des cadres supérieurs de l’entité étrangère se trouvant au Canada ou à l’étranger. Le BSIF s’attend à ce que la composition de la direction des succursales soit proportionnelle à l’ampleur et à la complexité globales des activités sous réglementation fédérale de l’entité étrangère au Canada. Le BSIF signale également que la direction de la succursale doit répondre de l’adaptation, de la mise en œuvre et de la supervision de l’entité étrangère. Contrairement aux lignes directrices existantes (qui attribuent la responsabilité des activités de la succursale au Canada à l’agent principal ou au dirigeant principal, selon le cas), la nouvelle ligne directrice attribue à l’entité étrangère, par l’entremise de la direction désignée de la succursale, la responsabilité globale de ces activités.
• Changement dans la composition de la direction de la succursale : De nouvelles obligations de déclaration, qui n’existent pas actuellement pour l’agent principal ou le dirigeant principal, s’appliqueront en ce qui concerne la direction de la succursale. Plus précisément, l’entité étrangère doit aviser le BSIF de tout changement potentiel dans la composition de la direction de la succursale et de toute circonstance pouvant nuire à l’aptitude d’un dirigeant de la succursale. Le BSIF a précisé dans la lettre que ces changements n’étaient pas conditionnels à son approbation.
• Ententes avec l’établissement principal de l’entité étrangère : Lorsque l’établissement principal de l’entité étrangère exécute des fonctions importantes pour le compte de la succursale, la direction de la succursale doit documenter l’entente qui régit ces services. Cette documentation doit intégrer les éléments d’un contrat de services décrits dans la ligne directrice B-10 du BSIF, Impartition d’activités, de fonctions et de méthodes commerciales (la « ligne directrice B-10 »). Si ces ententes prévoient un flux de fonds entre l’établissement principal et sa succursale, les détails de ces ententes doivent être fournis au BSIF. De plus, il est prévu que la direction de la succursale donne un préavis de 10 jours ouvrables au BSIF avant tout transfert de fonds proposé à l’établissement principal de l’entité étrangère qui déroge sensiblement au processus documenté fourni au BSIF. Dans la première version de la ligne directrice publiée en 2020, la période de préavis était de 30 jours avant ces transferts de fonds.
• Tenue de documents : Certains changements ont été apportés pour tenir compte de récentes modifications à la Loi sur les banques (la « LB ») et à la Loi sur les sociétés d’assurances (la « LSA »). Le BSIF maintient l’exigence selon laquelle les documents électroniques doivent pouvoir être reproduits sous une forme écrite dans un délai raisonnable. Toutefois, pour certains types de renseignements comme les accords de réassurance ou les dossiers sur des activités complexes, il se peut que les « originaux signés » (le « document imprimé original » dans le projet de ligne directrice publié en 2020) doivent être mis à la disposition du BSIF à la demande de ce dernier. Une succursale de banque doit conserver des copies des documents à son bureau principal au Canada ou à tout autre endroit au Canada que le dirigeant principal juge approprié. Quant aux succursales de sociétés d’assurance, elles doivent conserver des copies des documents à leur agence principale au Canada. Les documents électroniques doivent être conservés sur un serveur informatique situé physiquement à un endroit prévu par la LB ou la LSA, selon le cas. Il convient de noter que certaines succursales sont dispensées de ces obligations et doivent plutôt fournir au BSIF un accès immédiat, direct, complet et continu aux documents conservés à l’extérieur du Canada.
• Actualité des documents : À l’exception des documents qui sont mis à jour à une fréquence moindre que quotidienne (nouvelle exception basée sur les commentaires relatifs au projet de 2020), les documents doivent être mis à jour et exacts à la fin de chaque jour ouvrable. Ces documents doivent être suffisamment détaillés pour permettre au BSIF d’examiner et d’analyser les activités et affaires de la succursale, de gérer les actifs de la succursale avant la nomination d’un liquidateur (si le surintendant prend le contrôle des actifs de la succursale au Canada), et pour permettre à un liquidateur de procéder à une liquidation efficace des actifs de la succursale au Canada, si un tel liquidateur est nommé.
• Délégation : Les références spécifiques à la délégation de responsabilités aux employés des succursales dans les lignes directrices existantes n’ont pas été intégrées. Le BSIF s’attend plutôt à ce que la direction de la succursale réponde de la gestion globale des activités sous réglementation fédérale au Canada et ait les pouvoirs nécessaires pour l’exercer.
• Conformité : Le BSIF continue de mettre l’accent sur ses attentes en ce qui concerne la compréhension exhaustive et le respect de l’ensemble des lois, règlements et lignes directrices canadiens applicables et de toute autre question de surveillance ou de réglementation liée aux activités de l’entité étrangère sous réglementation fédérale au Canada exercées par l’entremise de la succursale.

Le BSIF a indiqué que si l’entité étrangère ne satisfait pas (de l’avis du BSIF) aux exigences et aux attentes énoncées dans la ligne directrice E-4, le BSIF peut lui appliquer d’autres mesures de surveillance et de réglementation à l’égard des activités de sa succursale au Canada.

Le BSIF indique également qu’il a publié des versions remaniées de certaines de ses autres consignes, desquelles il a supprimé les exigences applicables aux agents principaux et aux dirigeants principaux, sans toutefois préciser dans quels documents ce changement avait été effectué.

par Darcy Ammerman et Shaniel Lewis (étudiante d’été)

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