Organismes de bienfaisance et organisations sans but lucratif – Défis de l’AGA et solutions pendant l’épidémie de COVID-19

Une AGA doit être tenue au plus tard 18 mois après sa constitution et, par la suite au plus tard 15 mois après sa dernière AGA[1].

Si l’AGA doit être tenue dans les 30 jours suivant la fin de l’urgence, elle peut être reportée pour être tenue au plus tard le 120^e jour après la fin de l’urgence. Cela donnera à la personne morale environ quatre mois pour préparer l’AGA une fois l’urgence terminée[3].

Nonobstant la disponibilité d’une assemblée virtuelle, la première question est de savoir si une assemblée virtuelle est appropriée pour vos membres?  Les questions à prendre en compte sont l’accès à la technologie, la capacité à utiliser la technologie et l’objectif de l’assemblée.

Par ailleurs, comme pour toute autre assemblée des membres, il faut tenir compte d’autres exigences en matière d’assemblées, telles que :

• Avis de convocation des assemblées;
• Vote des membres absents (procurations)
• Procédures de l’assemblée (président, être organisé pour présenter des motions et appuyer des motions)
• Comptage des votes;
• Confidentialité et sécurité (identification de l’utilisateur);
• Procès-verbal

Une demande doit être faite pour obtenir l’autorisation.

Un formulaire de demande en ligne simple se trouve ici.

Sur le site Web de Corporations Canada, il est conseillé aux organisations admissibles de présenter leur demande au moins 30 jours ouvrables avant la date à laquelle l’organisation sans but lucratif enverrait l’avis de convocation de son AGM dans des circonstances normales. Une fois la demande approuvée, l’organisation doit convoquer son AGM avant le 31 octobre 2020 et la tenir avant le 31 décembre 2020.

En vertu de la LCOBNL, sauf disposition contraire des règlements administratifs, les membres sont également autorisés à participer par « un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre » si l’organisation fournit de tels moyens (c’est-à-dire une assemblée hybride où l’organisation tient une assemblée en personne et où les membres peuvent participer à l’assemblée par des moyens électroniques). Si une organisation ne souhaite pas permettre à ses membres de participer aux assemblées par voie électronique, elle devrait prévoir une exclusion à cet égard dans ses règlements administratifs[8].

Si les organisations souhaitent autoriser une assemblée virtuelle (c’est-à-dire à laquelle tous les membres participent par des moyens électroniques) par « un moyen de communication électronique ou autre », elles doivent inclure une autorisation spécifique à cet effet dans leurs règlements administratifs[9].

Par conséquent, l’organisation devra se reporter à ses règlements administratifs pour déterminer dans quels cas les assemblées virtuelles sont autorisées.

La LCOBNL permet aux administrateurs de rédiger, de modifier ou d’abroger tout règlement administratif (sauf pour les questions visées au paragraphe 197(1)) et ce règlement administratif entrera en vigueur immédiatement jusqu’à la prochaine assemblée des membres, à laquelle les membres pourront confirmer, rejeter ou modifier le règlement administratif, la modification ou l’abrogation par résolution ordinaire.

Toutefois, les statuts ou les règlements administratifs existants d’une organisation peuvent également prévoir que les modifications des règlements administratifs ne prennent pas effet tant qu’elles n’ont pas été approuvées par une résolution extraordinaire des membres.  Par conséquent, il est important pour les organisations de vérifier si les administrateurs peuvent apporter une modification aux règlements administratifs afin de permettre une assemblée hybride ou virtuelle.