Questions de confidentialité à ne pas perdre de vue lorsqu’on choisit un territoire pour la constitution d’une société au Canada

Questions de confidentialité à ne pas perdre de vue lorsqu’on choisit un territoire pour la constitution d’une société au Canada

Au Canada, une société peut être constituée sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (« LCSA ») fédérale ou d’une loi provinciale ou territoriale équivalente. Pour les sociétés fermées, les exigences en matière de gouvernance diffèrent peu d’une province ou d’un territoire à l’autre, car les lois fédérales et provinciales sont largement similaires tant sur le fond que dans la forme[1].

Lorsqu’une personne physique ou une entité étrangère cherche à établir une présence au Canada ou lorsqu’un nouveau joueur ou concurrent important fait son entrée dans un marché très concurrentiel, la confidentialité des renseignements des dirigeants, des administrateurs ou des actionnaires peut être une considération importante lors du choix d’un territoire de constitution. Les différences clés devant être prises en compte concernent notamment les conditions d’admissibilité au poste d’administrateur et les renseignements sur les dirigeants, les administrateurs et les actionnaires qui doivent être déposés au moment de la constitution en société et seront rendus publics par la suite.

      1.  Exigences tenant à la résidence des administrateurs

Selon la LCSA et la plupart des lois provinciales sur les sociétés, au moins 25 % des administrateurs d’une société par actions doivent être des citoyens canadiens ou des résidents permanents résidant habituellement au Canada. Selon la LCSA et les lois sur les sociétés par actions en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan, pour toute société possédant moins de quatre administrateurs, au moins un d’entre eux doit être un résident canadien.

Actuellement, cinq provinces (la Colombie-Britannique, le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle‑Écosse, l’Île-du-Prince-Édouard et le Québec) n’ont pas d’exigences quant à la résidence des administrateurs de sociétés par actions. L’Alberta a adopté une loi visant à supprimer l’obligation de résidence des administrateurs de sa loi sur les sociétés par actions[2].

     2.  Renseignements sur les dirigeants, les administrateurs et les actionnaires à déposer au moment de la constitution en société

En ce qui concerne les renseignements devant être déposés au moment de la constitution en société, le Québec est la province qui en exige le plus de toutes les provinces. Ainsi, les noms et adresses de résidence des dirigeants, des administrateurs et des trois actionnaires qui détiennent le plus grand nombre de voix doivent être indiqués dans la demande de constitution en société. Les actionnaires doivent être nommés dans l’ordre de leur participation en actions, et tout actionnaire détenant une majorité absolue des voix doit être identifié. De plus, si une convention unanime des actionnaires a été conclue et qu’elle restreint tous les pouvoirs des administrateurs, les noms et adresses de résidence de chaque actionnaire (ou l’adresse du siège social s’il s’agit d’une société) doivent être indiqués également.

Même si les renseignements sur les actionnaires ne sont pas exigés au moment de la constitution en société, les noms et adresses des administrateurs et des dirigeants[3] sont exigés en Nouvelle-Écosse et en Saskatchewan.

Selon la LCSA et les lois sur les sociétés par actions des autres provinces (soit l’Alberta, la Colombie-Britannique, le Manitoba, le Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, l’Ontario et l’Île-du-Prince-Édouard), seuls les noms et adresses des administrateurs doivent être déposés au moment de la constitution en société; aucun renseignement concernant un dirigeant ou un actionnaire n’a à être divulgué. Seule exception, toutefois, en Colombie-Britannique, le nom et l’adresse du premier actionnaire (soit le fondateur) sont indiqués sur la demande de constitution en société, mais aucune autre information n’est déposée auprès du registre des sociétés en cas de transfert subséquent ou de modification de participations en actions. Un facteur clé peut faire la différence lorsqu’on doit choisir entre ces provinces pour la constitution d’une société : sous le régime de la LCSA et des lois de l’Alberta, de la Colombie-Britannique[4], de l’Ontario et du Nouveau-Brunswick, une adresse de signification est suffisante, alors que le Manitoba, l’Île-du-Prince-Édouard et Terre-Neuve-et-Labrador exigent l’adresse de résidence de chaque administrateur. Le Nouveau-Brunswick et l’Île-du-Prince-Édouard exigent aussi que soient indiquées dans les demandes de constitution en société les coordonnées de chaque administrateur.

     3.  Accessibilité au public des renseignements sur les dirigeants, administrateurs et actionnaires

Alors que certains investisseurs au Canada pourraient être sensibles à la quantité de renseignements concernant les dirigeants, les administrateurs et les actionnaires qui sont déposés dans le cadre de la constitution d’une société, ils le sont d’autant plus lorsque ces renseignements sont accessibles au public. Les détails de l’accessibilité au public des renseignements concernant les dirigeants, les administrateurs et les actionnaires figurent dans le tableau ci-après. En résumé :

• les renseignements concernant les dirigeants demeurent confidentiels sous le régime de la LCSA et en Alberta, à Terre-Neuve-et-Labrador, au Nouveau-Brunswick et à l’Île-du-Prince-Édouard. Dans toutes les autres provinces, ils sont accessibles au public;
• les renseignements concernant les administrateurs demeurent confidentiels uniquement à Terre-Neuve-et-Labrador et à l’Île-du-Prince-Édouard. Dans toutes les autres provinces, ils sont accessibles au public;
• les renseignements concernant les actionnaires demeurent confidentiels uniquement en Ontario, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, en Nouvelle-Écosse et à l’Île-du-Prince-Édouard. Dans toutes les autres provinces, ils sont accessibles au public.

Les renseignements concernant les administrateurs, les dirigeants et les
actionnaires sont-ils accessibles au public?

Territoire	Renseignements concernant les administrateurs	Renseignements concernant les dirigeants	Renseignements concernant les actionnaires
Fédéral	Oui – nom et adresse de signification	Non	Non
Alberta	Oui – nom et adresse de signification	Non	Oui – nom et adresse de signification de chaque actionnaire ayant droit de vote[5]
Colombie-Britannique	Oui – nom et adresse de signification	Oui – nom et adresse de signification	Oui – nom, dernière adresse connue et participations en actions[6]
Manitoba	Oui – nom et adresse de résidence	Oui – nom et adresse de résidence	Oui – les noms et les participations des porteurs de 10 % ou plus des actions avec droit de vote émises
Nouveau-Brunswick	Oui – nom et adresse de signification	Non	Non
Terre-Neuve-et-Labrador	Non	non	Non
Nouvelle Écosse	Oui – nom et adresse municipale	Oui – nom et adresse municipale	Non
Ontario	Oui – nom, adresse de signification et confirmation que la personne physique est un résident canadien	Oui – nom et adresse de signification[7]	Non
Île-du-Prince-Édouard	Non	Non	Non
Québec	Oui – nom et adresse de résidence	Oui – nom et adresse de résidence	Oui – les noms et les adresses de résidence (ou l’adresse du siège social si l’actionnaire est une société) des trois actionnaires contrôlant le plus grand nombre de voix.
Saskatchewan	Oui – nom et adresse de signification	Oui – nom et adresse de signification	Oui – nom, adresse de signification (ou l’adresse du siège social si l’actionnaire est une société) et participations en actions

     4.  Faits récents

En 2019, la LCSA a été modifiée[8] de sorte que les sociétés fermées constituées sous le régime de la LCSA tiennent des registres détaillés des détenteurs d’actions et de ceux ayant la propriété effective d’actions leur conférant 25 % ou plus des droits de vote attachés à l’ensemble des actions avec droit de vote en circulation de la société ou d’un nombre d’actions équivalant à 25 % ou plus des actions émises et en circulation de la société en fonction de la juste valeur marchande, en plus des détenteurs qui ont un contrôle direct ou indirect sur ces actions. Ces registres ne sont pas accessibles au public; toutefois, sur demande, les sociétés devront divulguer leur contenu au « directeur » nommé en vertu de la LCSA. De plus, les actionnaires et les créanciers seront aussi en mesure de demander à avoir accès à cette information sous réserve de certaines conditions. Les lois sur les sociétés par actions en Colombie-Britannique et au Manitoba renferment désormais des exigences analogues, et on peut raisonnablement s’attendre à ce que ces modifications servent de modèle à des modifications corrélatives dans les lois des autres provinces.

par John Clifford, Laura Giesbrecht et Mikolaj Niski

[1] Les lois des territoires du Canada ne sont pas abordées dans cet article.
[2]  Le projet de loi 22, Red Tape Reduction Implementation Act, 2020, 2e session, 30e législature, 2020 (lequel a reçu la sanction royale le 23 juillet 2020) modifiera la loi intitulée Business Corporations Act (Alberta) afin d’en supprimer les obligations tenant à la résidence au Canada pour les administrateurs une fois que le projet de loi sera entré en vigueur par proclamation.
[3] Une adresse de signification/adresse postale est suffisante en Saskatchewan. Une adresse d’entreprise est suffisante en Nouvelle-Écosse.
[4] L’administrateur peut choisir de fournir soit a) l’adresse de livraison et, si elle est différente, l’adresse postale pour le bureau auquel la personne peut habituellement se voir signifier des documents entre 9 h et 16 h les jours ouvrables; b) l’adresse de livraison et, si elle est différente, l’adresse postale de la résidence de la personne. L’adresse de livraison ne peut pas être une boîte postale.
[5] La loi intitulée Business Corporations Act (Alberta) prévoit qu’une personne peut consulter le registre intégral des actionnaires (qui comprend les actionnaires n’ayant pas droit de vote) d’une société par actions et en faire des copies moyennant le paiement de frais raisonnables.
[6] Même si les renseignements concernant les actionnaires ne sont pas consignés dans un registre public en Colombie-Britannique, la loi intitulée Business Corporations Act de cette province confère au grand public des droits supplémentaires d’accès à cette information : toute personne peut consulter les registres des actionnaires d’une société par actions, et dans la mesure permise par les statuts de la société, les procès-verbaux de chaque assemblée d’actionnaires et réunion d’administrateurs. De plus, toute personne peut faire une demande auprès de la société pour obtenir une liste des noms, dernières adresses connues et participations en actions de chaque actionnaire; cependant, une telle liste ne peut être utilisée par celui qui la reçoit qu’aux fins particulières énoncées dans le paragraphe 49(3) (p. ex. pour influencer le vote des actionnaires, acheter ou vendre des titres, effectuer une fusion ou une réorganisation visant la société).
[7] Les renseignements relatifs aux dirigeants qui figurent dans les registres publics sont limités aux cinq principaux cadres dirigeants d’une société fermée.
[8] Projet de loi C-86, Loi no 2 portant exécution de certaines dispositions du budget déposé au Parlement le 27 février 2018 et mettant en œuvre d’autres mesures, 1re session, 42e législature, 2018, section 6 (tel qu’adopté par la Chambre des communes le 3 décembre 2018). Nous avons analysé les modifications adoptées dans notre bulletin intitulé : « Starting in June 2019, Private CBCA Corporations Required to Gather and Record Detailed Information About Their Shareholders ».

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