L’ARC simplifie le processus de déduction des dépenses relatives au travail à domicile

L’ARC simplifie le processus de déduction des dépenses relatives au travail à domicile

La pandémie de la COVID-19 a contraint de nombreuses personnes à travailler à domicile. Ceci a conduit les employés à se demander s’ils seront autorisés à déduire les frais engagés dans le cadre de leur travail à domicile. De même, les employeurs ont du mal à déterminer comment ils peuvent respecter leurs exigences administratives de déclaration pour permettre aux employés de correctement déduire les frais de bureau à domicile.

Contexte

La Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) (la « Loi de l’impôt ») limite considérablement la capacité des employés à déduire des frais liés au travail lorsqu’ils calculent leurs revenus pour une année d’imposition donnée. La Loi de l’impôt permet généralement à un employé de déduire i) le loyer de bureau dans la mesure où le paiement de ce loyer était requis par son contrat de travail, et ii) le coût des fournitures qui ont été consommées directement dans l’accomplissement des fonctions de l’emploi et que le contrat d’emploi de l’employé l’obligeait à fournir et à payer. Toutefois, la Loi de l’impôt prévoit aussi que les montants susmentionnés ne peuvent être déduits par un employé que s’il joint à sa déclaration de revenus pour l’année un formulaire prescrit, signé par son employeur, qui atteste que les conditions énoncées à la disposition applicable ont été remplies. Le formulaire prescrit requis à joindre à la déclaration de revenus de l’employé est le formulaire T2200 de l’ARC (un « T2200 »). En principe, un employeur était tenu de fournir des T2200 signés à ses employés pour qu’ils puissent déduire les frais qu’ils étaient obligés d’engager dans le cadre de leur emploi.

Processus de consultation

Beaucoup d’employeurs ont exprimé leur inquiétude au sujet du manque de clarté des contrats de travail existants quant à l’obligation des employés de travailler à domicile pendant une pandémie (c.-à-d., la plupart des contrats de travail n’abordaient pas l’éventualité de pandémie – du moins pas avant cette année). En outre, étant donné le grand nombre d’employés travaillant à domicile du fait de la pandémie de la COVID-19, de nombreuses parties prenantes ont fait part de leurs préoccupations concernant le fardeau administratif que la délivrance de T2200 détaillés à un grand nombre d’employés imposerait aux employeurs.

Initialement, l’Agence du revenu du Canada (l’ « ARC ») a proposé une version simplifiée du T2200 à utiliser en 2020, appelé le « T2200 abrégé », et a entrepris un processus de consultation afin de solliciter des commentaires. L’ARC a reçu des commentaires sur le T2200 abrégé entre le 24 août 2020 et le 18 septembre 2020. Une des principales préoccupations exprimées par les parties prenantes durant le processus de consultation était le fardeau administratif lié à l’obligation de délivrer un T2200 abrégé à chaque employé ayant travaillé à domicile. Des préoccupations ont aussi été exprimées quant à la possibilité d’une grande marge d’erreur lors du traitement du nouveau formulaire.

Nouvelle approche pour 2020

Le 15 décembre 2020, l’ARC a annoncé deux nouvelles approches permettant aux employés de faire une demande de déduction pour les frais de bureau à domicile engagés en 2020 : i) une nouvelle « méthode à taux fixe » temporaire, pour laquelle aucun formulaire spécial ne doit être obtenu d’un employeur et rempli par les employés (la « Méthode fixe »), et ii) une nouvelle méthode détaillée pour demander des déductions pour frais de bureau à domicile, qui nécessite la préparation et la production du nouveau formulaire T2200 abrégé (la « Méthode détaillée »).

La nouvelle Méthode à taux fixe temporaire

L’ARC a introduit la nouvelle Méthode à taux fixe temporaire pour simplifier les exigences afin que les employés puissent déduire des montants limités de frais de bureau à domicile engagés en 2020.

Pour pouvoir demander des déductions au titre de la Méthode fixe, un employé doit satisfaire aux conditions suivantes.

Premièrement, l’employé doit avoir travaillé à partir de la maison en 2020 du fait de la pandémie de la COVID-19 ou l’employeur doit avoir exigé que l’employé travaille à domicile. L’ARC a précisé que si un employé n’était pas tenu de travailler à domicile, mais que l’employeur lui a donné le choix de travailler à domicile du fait de la pandémie de la COVID-19, l’employé peut néanmoins être réputé avoir travaillé à domicile du fait de la COVID-19.

Deuxièmement, l’employé doit avoir travaillé à domicile plus de 50 % du temps pour une période d’au moins quatre semaines consécutives en 2020.

Si un employé est admissible à l’utilisation de la Méthode fixe, il peut faire une demande de déduction égale à 2 $ par jour pour chaque jour où il a travaillé à domicile pour la période de quatre semaines consécutives, plus chaque jour supplémentaire où il a travaillé à domicile du fait de la COVID-19. L’ARC a précisé qu’une journée de travail comprend à la fois les jours travaillés à temps plein et les jours travaillés à temps partiel depuis votre domicile. Toutefois, les journées de congé, les jours de vacances, les congés de maladie ou tout autre congé ou absence ne sont pas comptés comme jours ouvrables aux fins de l’application de la Méthode fixe.

Par exemple, si un employé a travaillé exclusivement à domicile du mois mars au mois de juin, et a ensuite travaillé au bureau deux jours par semaine à compter de juillet, il pourrait réclamer tous les jours à domicile de mars à juin ainsi que toute autre journée travaillée à domicile à compter de ce moment aux fins de la Méthode fixe.

Les employés ne peuvent déduire aucune autre dépense professionnelle s’ils utilisent la Méthode fixe. Les employées qui souhaitent déduire d’autres types de dépenses (p. ex. les frais d’automobile) seront toujours tenus d’obtenir un formulaire T2200 de leur employeur.

La déduction maximale qui peut être demandée au titre de la Méthode fixe et de 400 $ par personne. (Plusieurs personnes travaillant dans le même domicile sont généralement chacune admissibles à utiliser la Méthode fixe.) Pour pouvoir bénéficier de la déduction totale de 400 $ au titre de la Méthode fixe, un employé devra avoir travaillé 200 jours à domicile en 2020.

Pour faire une demande de déduction au titre de la Méthode fixe, l’employé doit remplir la section « Option 1 » du formulaire T777S (un « T777S ») de l’ARC et produire le formulaire rempli avec sa déclaration de revenus pour 2020. Une copie vierge du T777S peut être consultée ici.

L’avantage de la nouvelle Méthode fixe temporaire est que les employées n’ont pas à déterminer la superficie de leur espace de travail dans leur domicile, à calculer les dépenses liées à leur bureau à domicile ou à obtenir un T2200 rempli et signé par leur employeur.

La Méthode détaillée

L’ARC propose également une autre méthode, la Méthode détaillée, qui peut être utilisée par les employés dont les frais de bureau à domicile en 2020 dépassent 400 $.

Les critères d’admissibilité à la Méthode fixe (tels que décrits ci‑dessus) s’appliquent aussi pour déterminer l’admissibilité à l’utilisation de la Méthode détaillée. De plus, pour utiliser la Méthode détaillée, i) les dépenses réclamées doivent avoir été engagées dans le cadre de l’emploi d’une personne et ii) l’employé doit obtenir un T2200 rempli ou un formulaire T2200S de l’ARC (aussi appelé le T2200 abrégé) (le « T2200S ») rempli et signé par son employeur. Le T2200S doit être utilisé lorsqu’un employé a travaillé à domicile du fait de la COVID-19 et souhaite uniquement faire une demande de déduction à l’égard des frais de bureau à domicile. Si un employé a l’intention d’autres types de dépenses engagées dans le cadre de son emploi, un formulaire T2200 plus détaillé doit être obtenu par l’employé.

Le T2200S est une version simplifiée du T2200. Dans le cadre du T2200S, un employeur n’est tenu de répondre qu’à trois questions simples concernant un employé. Il n’est pas nécessaire pour un employé de joindre un formulaire T2200S rempli à sa déclaration de revenus pour 2020; toutefois, le formulaire rempli doit être conservé par l’employé dans l’éventualité où il serait soumis par la suite à une vérification de l’ARC. Une copie vierge du formulaire T2200S peut être consultée ici.

L’ARC a précisé qu’elle acceptera les signatures électroniques sur les formulaires T2200 et T2200S afin de réduire la nécessité pour les employeurs et les employés de se rencontrer en personne.

Si un employé souhaite se prévaloir de la Méthode détaillée, en plus d’obtenir un T2200S rempli de son employeur, il doit aussi remplir la section « Option 2 » du formulaire T777S, qui doit être jointe à la déclaration sur le revenu de l’employé pour 2020. La section « Option 2 » du formulaire T777S de l’employé qu’il fournisse un décompte relativement détaillé des frais de bureau à domicile qu’il souhaite déduire lors du calcul de son revenu imposable pour 2020.

L’ARC a aussi créé une liste détaillée des frais qui peuvent ou non faire l’objet d’une demande de déduction par un employé qui a recours à la Méthode détaillée. La liste de l’ARC peut être consultée ici. Les déductions réclamées au titre des frais de bureau à domicile doivent être fondées sur la partie des montants réellement dépensés qui ont été utilisés par l’employé dans le cadre de son emploi en 2020. Les frais qui sont remboursés par son employeur ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de déduction par l’employé. L’ARC a indiqué que les employés pourraient avoir le droit de déduire la partie applicable des frais tels que les frais d’électricité, de chauffage et d’eau du domicile, la partie des services publics des frais de copropriété, les frais d’accès à l’Internet, et les coûts d’entretien et de réparations mineures et le loyer du lieu où l’employé vivait et exécutait son travail en 2020. Les paiements hypothécaires, le principal comme les intérêts, ne peuvent pas être déduits au titre de la Méthode détaillée. De même, le coût des biens d’équipement, comme un bureau ou une chaise, ne peut pas être déduit au titre de la Méthode détaillée.

Les frais de bureau à domicile à déduire au titre de la Méthode détaillée doivent être ventilés en fonction du pourcentage du domicile de l’employé que son espace de travail occupe. Par exemple, si un bureau à domicile occupe 10 % de la superficie totale du domicile d’un employé, alors seuls 10 % de chaque facture des services publics et du paiement du loyer pourrait potentiellement être déduits dans le cadre de la Méthode détaillée.

Les employés pourraient potentiellement aussi déduire des frais dans le cadre de la Méthode détaillée pour les articles qui sont utilisés directement dans le cadre de leur emploi tel que les cartouches d’encre, les stylos ou les crayons et les blocs-notes.

Observations

La Méthode fixe est un moyen efficace pour les employés de demander des déductions pour les frais de bureau à domicile engagés en 2020 dans la mesure où leur employeur n’est pas tenu de remplir un formulaire de l’ARC et où l’employé n’est pas tenu d’effectuer de calculs détaillés.

Par contre, la Méthode détaillée peut être préférable si les frais de bureau à domicile d’un employé en 2020 sont de loin supérieurs à 400 $. Toutefois, les employés devront être conscients du fait que la Méthode détaillée exige qu’ils préparent des calculs détaillés justifiant les frais de bureau à domicile qu’ils peuvent déduire pour 2020. On doit souligner que l’ARC a indiqué qu’elle s’attend à ce que les employés calculent avec précision la partie de leur domicile utilisée pour exécuter leurs obligations professionnelles. Selon l’ARC, ces calculs nécessiteront la prise de mesures détaillées et une affectation de l’utilisation des parties communes d’un domicile entre l’utilisation pour l’emploi et les autres utilisations. (À cet égard, l’ARC a indiqué qu’elle s’attend à ce que les employés divisent le nombre d’heures travaillées dans une semaine par 168 pour déterminer le pourcentage d’une partie commune d’un domicile qui est utilisé pour l’emploi.) Qui plus est, l’ARC a indiqué qu’elle exigera que lorsque plusieurs personnes auront exercé leur emploi dans le même domicile, elles doivent se répartir les frais de bureau à domicile entre elles.

L’ARC a préparé un calculateur qui peut être consulté ici, pour aider les employés à déterminer le montant des frais de bureau à domicile qu’ils pourraient avoir le droit de déduire lors du calcul de leurs revenus imposables pour 2020.

par Michael Friedman et Michael Hassar

Mise en garde

Le contenu du présent document ne fournit qu’un aperçu du sujet et ne saurait en aucun cas être interprété comme des conseils juridiques. Le lecteur ne doit pas se fonder sur ce seul document pour prendre une décision, mais devrait plutôt consulter ses propres conseillers juridiques.

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