La saison des fêtes de bureau débute bientôt : comment conjuguer plaisir et sécurité?

La saison des fêtes de bureau débute bientôt : comment conjuguer plaisir et sécurité?

Le temps des Fêtes est le moment idéal pour se réunir entre collègues et célébrer les réussites professionnelles. Les fêtes de bureau sont un excellent moyen de souligner la fin de l’année en bonne compagnie, surtout après presque trois ans de distanciation physique. Mais nous savons qu’elles peuvent être source de stress pour les employeurs, car elles entraînent immanquablement une hausse des signalements de harcèlement et de conduite inappropriée ou contraire aux politiques. Comment peut-on s’y prendre pour que le plaisir soit au rendez-vous, sans les débordements?

Avant d’aller danser, les employeurs feraient bien de prendre connaissance de nos recommandations :

1. Veiller à ce que la fête soit inclusive.

Pour maximiser la participation et favoriser la camaraderie entre collègues, il importe de penser aux considérations pratiques et aux réalités de toutes et tous. Il faut non seulement choisir un lieu et un moment convenant autant que possible à la majorité, selon les horaires et les lieux de travail, mais aussi prévoir de l’hébergement pour les personnes handicapées et celles qui travaillent à distance ou dans une autre ville.

On doit en outre garder à l’esprit que les convives peuvent avoir des restrictions alimentaires qui influeront sur les choix de mets et de rafraîchissements. L’idéal est donc de prévoir des mets casher, sans porc et végétariens (ou végétaliens), au besoin, et de s’enquérir des allergies.

Enfin, par égard pour les membres du personnel, quelle que soit leur confession, mieux vaut éviter les références religieuses évidentes (musique, décorations, etc.) et ne pas limiter les festivités au thème de Noël.

2.  Montrer l’exemple.

Les cadres intermédiaires et supérieurs doivent montrer l’exemple, car leurs subalternes peuvent être portés à s’aligner sur leur conduite, leurs propos et leur rythme. Par conséquent, nous recommandons de prévenir les cadres que, pour toute la durée de la fête : 1) ils représentent l’organisation et 2) doivent maintenir une conduite adéquate, c’est-à-dire demeurer alertes et en contrôle.

3.  Contrôler et limiter la consommation d’alcool.

Nous savons que les salariés s’attendent à se voir offrir des consommations lors des fêtes de bureau, et qu’un événement sans alcool sera moins attrayant. Cela dit, aussi tentante que puisse être l’idée d’un bar à volonté, elle fait courir à l’employeur des risques de responsabilité civile.

C’est pourquoi nous suggérons de limiter la consommation d’alcool en agissant sur la fréquence et le volume : remettre à chaque personne un nombre limité de coupons de consommation, restreindre le nombre de services, ne servir de l’alcool que durant le repas, ranger les bouteilles passé une certaine heure, etc.

Vous pouvez mettre l’équipe organisatrice de votre côté en lui donnant des consignes claires. Elle sera possiblement bien placée pour cesser de servir de l’alcool à une personne donnée, au besoin.

Il est également bon de prévoir de la nourriture en tout temps, pour que personne ne boive l’estomac vide.

4.  Prendre des mesures raisonnables pour que tout le monde regagne son domicile sain et sauf.

Que la consommation d’alcool soit contrôlée ou non, l’employeur demeure responsable de la sécurité de son personnel. Nous suggérons d’offrir des coupons de taxi ou des coupons Uber ou de diffuser une note de service indiquant aux membres du personnel qu’ils seront défrayés relativement au transport de retour.

5.  Rappeler les politiques organisationnelles.

Notre conseil le plus important pour les employeurs : prévenez votre personnel de vos attentes et rappelez-lui qu’il devra se conformer à toutes les politiques et lignes directrices de l’organisation durant l’événement.

Nous recommandons donc de lui adresser une note de service générale ou un courriel indiquant les renseignements importants sur la fête et rappelant que les politiques s’appliquent à celle-ci du début à la fin. On peut accompagner le message d’une description des comportements attendus, plus précisément en ce qui a trait à l’alcool et à la socialisation (choses à faire et à ne pas faire), d’indications pour le transport vers le lieu choisi et d’une invitation à relire le code de conduite et la politique anti-harcèlement de l’organisation (fournir des liens vers ces documents).

Nous sommes convaincus qu’en suivant nos conseils, les employeurs sauront clore l’année sous le signe du plaisir et de la sécurité.

par Shari Munk-Manel et Tina Basile

Mise en garde

Le contenu du présent document ne fournit qu’un aperçu du sujet et ne saurait en aucun cas être interprété comme des conseils juridiques. Le lecteur ne doit pas se fonder uniquement sur ce document pour prendre une décision, mais devrait plutôt obtenir des conseils juridiques précis.

© TRC-Sadovod S.E.N.C.R.L., s.r.l. 2022